Commerce : pourquoi passer au e-procurement ?

L’e-procurement est une solution d’achat en ligne qui est très utilisé par les entreprises. Cette technique apporte beaucoup d’avantages aux sociétés et optimise leurs processus d’achat. Qu’est-ce que l’e-procurement et quels sont les différents avantages qu’il apporte aux entreprises ?

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

L’e-procurement est un terme anglais composé du préfixe « e » qui désigne électronique et du mot « procurement » qui veut dire approvisionnement. On peut alors dire que l’e-procurement signifie approvisionnement électronique, approvisionnement en ligne ou solution e-achats.

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Il permet la gestion centralisée des approvisionnements et des acquisitions d’une société à travers une plateforme électronique. Grâce à cette solution, toutes les transactions commerciales (gestion de stocks, expédition, commandes) des sociétés sont gérées de façon numérique. Vous pouvez donc, avec l’utilisation de l’e-procurement, automatiser et numériser le processus d’achat de votre entreprise. Cela vous permet de gagner du temps, de faire des économies et d’éviter les longs échanges téléphoniques avec les fournisseurs. C’est une technique d’achat moderne, intelligente et très utile pour les sociétés.

L’e-procurement intervient uniquement dans le secteur B2B (Business to Business). Cela signifie que les achats doivent être effectués dans le cadre des activités d’une entreprise. Il exclut donc le secteur B2C (Business to Customer) qui est destiné aux achats personnels. Cette solution d’achat s’adresse à quatre personnes dans une entreprise. Il y a :

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• le service achat qui optimise et définit les stratégies d’acquisitions,
• les utilisateurs finaux qui passent au préalable leurs commandes,
• l’approbateur qui légalise les commandes,
• les services de comptabilité et finances qui réalisent les paiements.

Grâce aux logiciels de cette plateforme, vous allez pouvoir gérer plus facilement vos commandes, vos achats et la facturation.

Comment fonctionne l’e-procurement ?

Les solutions de l’e-procurement sont insérées au cœur de la division « achats » dans l’ERP (Entreprise Ressource Planning) de la société. Grâce à cet outil, vous pourrez passer vos commandes en ligne auprès des fournisseurs en suivant leurs catalogues. Le mécanisme d’achat par une solution e-procurement se déroule en trois étapes. Il y a la sélection des services et produits, la transmission de la commande et la réception de la facture.

La sélection des services et produits est la première étape. C’est la phase au cours de laquelle l’équipe achat de votre entreprise se connecte aux plateformes B2B des fournisseurs. Ils pourront ainsi mieux visualiser les offres qu’ils proposent et choisir les produits adéquats en un clic.

L’envoi de la commande est la phase au cours de laquelle votre demande d’achat est transmise au fournisseur. Ce dernier se charge alors instantanément de préparer les articles pour vous livrer le plus rapidement possible.

Il y a enfin la dernière étape durant laquelle vous recevez la facture de paiement (document électronique sous format PDF). Vous devez ensuite valider votre commande en réglant la facture grâce aux différents moyens de paiement que propose l’e-procurement.

C’est un fonctionnement relativement simple et semblable à celui des sites e-commerce. La différence ici est que l’e-procurement intègre et gère les approvisionnements suivant les stratégies de votre entreprise. En effet, un workflow d’achat est intégré dans les fonctionnalités de gestion de votre société. Cela permet d’automatiser une partie du mécanisme d’approvisionnement.

Quels sont les avantages de l’e-procurement ?

L’e-procurement est une solution qui apporte plusieurs avantages à votre entreprise.

Des économies d’argent

Pour réaliser une transaction normale, les frais sont estimés à 95 euros en moyenne tandis que ceux d’une transaction digitale sont à 19 euros. Cette différence est due au fait qu’il y a moins de main-d’œuvre dans le processus d’approvisionnement. Comme il est entièrement automatisé, vous pourrez faire assez d’économies surtout si le nombre de commandes est élevé.

Gain de temps

L’élimination des tâches manuelles et administratives permet aux équipes de gagner en efficacité et en rapidité. Elle diminue aussi leur pourcentage d’erreurs de 30 à 50 %. Ceci est dû au fait que les travaux comme l’envoi du bon de commande ou la facture sont faits de manière automatique. Les équipes peuvent alors se concentrer entièrement sur les travaux demandant une forte valeur ajoutée.

Ce processus permet à votre entreprise de ne plus perdre de temps pour valider ou passer une commande. Tout devient transparent et plus simplifié pour votre entreprise. Il n’y a plus de temps morts ni de documents administratifs à classer ou gérer… De plus, votre entreprise sera livrée plus rapidement.

La maîtrise totale de vos dépenses

L’e-procurement vous permet d’avoir en temps réel une vision claire des dépenses de votre entreprise grâce au reporting. Le reporting est un outil de communication qui permet la matérialisation des données. Vous pourrez ainsi mieux gérer votre budget, vos dépenses et trouver des stratégies pour améliorer la productivité de votre entreprise.