Comment choisir un bon logiciel collaboratif pour votre entreprise ?

La collaboration documentaire en temps réel est essentielle à la productivité de toute équipe. Cela est particulièrement évident pour les entreprises d’aujourd’hui dont les employés travaillent dans des lieux et des fuseaux horaires différents.

C’est pourquoi les outils de collaboration documentaire en temps réel peuvent aider les équipes distantes à accroître leur productivité en leur permettant de rédiger et de modifier plus facilement les rapports, les présentations, contrats de vente ou bons de commande en ligne. Voyons comment choisir le meilleur outil de collaboration documentaire pour votre équipe.

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Qu’est-ce qu’un outil de collaboration en temps réel ?

En général, un outil collaboratif est une suite bureautique conçue pour permettre à plusieurs collaborateurs de travailler ensemble sur un même document en ligne. Parmi ces outils, les plus connus sont Microsoft Office et Google Docs. Ces outils et leurs équivalents populaires comprennent trois composants principaux, selon le type de document :

• Éditeur de texte ;
• Éditeur de tableaux ;
• Éditeur de diapositives.

Ces solutions permettent de partager des documents avec d’autres utilisateurs et de les co-éditer simultanément en suggérant des modifications et en laissant des commentaires. Les outils de collaboration documentaire en temps réel sont souvent disponibles dans le cloud, bien qu’il existe également des versions auto-hébergées.

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Pour choisir le bon outil pour votre entreprise, il faut tenir compte de vos besoins. Vous trouverez ci-dessous quelques caractéristiques générales des solutions qui méritent d’être prises en considération.

Prise en charge de plusieurs formats

Les flux de documents électroniques impliquent l’utilisation de différents formats de documents. Par exemple, DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT et PDF sont les formats de fichier les plus courants pour les documents texte. Il existe de nombreuses autres extensions de fichiers utilisées pour les feuilles de calcul et les présentations. Il est recommandé de choisir un outil de collaboration documentaire en temps réel prenant en charge plusieurs formats. Plus le nombre de formats est élevé, mieux c’est. Cependant, la qualité ne doit pas être oubliée. Identifiez les formats utilisés par votre entreprise et testez leur compatibilité avec la solution.

Contrôle d’accès aux fichiers

La rédaction d’un document en ligne est un processus complexe qui implique de nombreux utilisateurs. Lorsque vous travaillez dans une grande équipe et que vous partagez quelque chose pour une édition collaborative en temps réel, il est important de pouvoir configurer les autorisations d’accès nécessaires pour chaque membre de l’équipe. Par exemple, les employés qui font part d’un rapport de vente ont un accès complet au document. Si quelqu’un a besoin de ces chiffres pour son travail, il n’a accès qu’à la lecture du document sans droit de le modifier. De cette façon, il ne peut pas modifier accidentellement les données sources. Ainsi, un contrôle flexible de l’accès aux fichiers vous donne la possibilité d’accorder et de révoquer rapidement les autorisations d’accès aux documents, ce qui rend le processus de collaboration plus efficace.

Fonctionnalités de collaboration

Un ensemble de certaines fonctionnalités rend le processus beaucoup plus facile. La liste minimale recommandée comprend l’enregistrement automatique, l’historique des versions, le contrôle des versions, le suivi des modifications, les commentaires et le marquage des utilisateurs. Toutes ces fonctionnalités permettent d’éviter les saisies erronées par les co-auteurs et d’accélérer le processus de collaboration documentaire.

Sécurité

Pour toute entreprise, la sécurité des données est primordiale, car beaucoup travaillent avec des documents sensibles tels que des contrats juridiques et des rapports d’activité. Pour éviter les fuites de données et les accès non autorisés, l’outil de collaboration documentaire doit comporter un ensemble de fonctions de sécurité. Par exemple, l’authentification unique, l’authentification à deux étapes, le chiffrement des données et les sauvegardes permettent de sécuriser au maximum vos documents.

Accès en ligne, hors connexion et à distance

Pour collaborer sur des documents en temps réel, il faut que chacun dispose d’une connexion Internet stable afin que l’édition collaborative ne soit jamais interrompue. Cependant, vous pouvez prendre quelques jours de congé et vous rendre dans un endroit calme où l’Internet n’est pas disponible. Dans ce cas, il est vital de pouvoir travailler sur vos documents hors ligne, sans connexion internet. C’est un grand avantage si votre logiciel de collaboration documentaire fonctionne en ligne et hors ligne. De cette façon, vous serez toujours impliqué dans le processus de collaboration, même si vous n’avez pas le Wi-Fi.

Les appareils mobiles nous aident à rester connectés en toute situation. L’accès mobile aux documents est indispensable. Les meilleurs systèmes de collaboration documentaire en ligne doivent donc proposer des applications mobiles. Idéalement pour iOS et Android.

Prix raisonnable

L’un des facteurs les plus importants dans le choix de l’outil de collaboration idéal est sa structure de prix. Vous n’aurez pas toujours besoin d’éditer des documents ensemble en temps réel. Investir beaucoup d’argent dans un logiciel que vous n’avez pas l’intention d’utiliser très souvent n’est donc pas une bonne idée. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez choisir un outil dont la structure de prix est trop bon marché. Au contraire, vous devez choisir des structures de prix qui vous sont accessibles. Idéalement, il faudrait prévoir une période d’essai gratuite afin que vous puissiez essayer la solution pendant un certain temps et décider si elle vous convient ou non.

ONLYOFFICE Docs : un exemple d’outil collaboratif pour l’entreprise

Un exemple d’outil à considérer est ONLYOFFICE Docs. Si vous travaillez beaucoup en temps réel et que vous accordez une grande importance à la sécurité des données, vous pouvez tenter l’expérience. ONLYOFFICE Docs répond pleinement aux critères ci-dessus et présente des avantages supplémentaires. Outre les éditeurs standard pour le texte, les tableaux et les présentations, il comprend également un créateur de formulaires et lecteur et convertisseur de PDF. La suite bureautique prend en charge complète des formats Microsoft Office (OOXML) et compatibilité avec d’autres formats populaires.

Pour la collaboration efficace et simple, en plus des fonctions nécessaires déjà énumérées, ONLYOFFICE offre également le choix de mode de coédition. Les utilisateurs sont libres à basculer entre mode de coédition en temps réel ou de verrouillage de paragraphe. Avec la première option, ils verront ainsi toutes les modifications apportées par leurs collègues tout de suite. En verrouillant le paragraphe, ils peuvent se concentrer sur leur travail et afficher les modifications à tout le monde après l’enregistrement.

Les fonctionnalités des éditeurs s’enrichissent avec des modules complémentaires. Ce sont les services tiers que vous pouvez ajouter dans l’interface des éditeurs à votre choix. Parmi les exemples les plus pratiques pour la collaboration Telegram, Jitsi, Rainbow qui assure la communication instantanée. En plus, les modules de traducteur Google, DeepL, Apertium, YouTube, Draw.io, LanguageTool sont disponibles.

La sécurité de données est garantie par un ensemble complet de fonctions de sécurité : déploiement auto-hébergé, authentification unique, authentification en deux étapes, HTTPS, jeton Web JSON, chiffrement des données en temps réel dans les Salles privées.

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique flexible, car elle est capable d’intégration. Cela vous permet de le connecter à la plateforme que vous utilisez déjà dans votre entreprise : Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Talkspirit, Nextcloud, GoFast, eXo, Seafile, ownCloud, SharePoint, Drupal, Nuxeo, Alfresco, Plone, Confluence, etc.

Enfin, la suite bureautique est disponible est version desktop pour Windows, Linux et macOS dont l’interface est identique à celle de la version en ligne. Les applications mobiles ONLYOFFICE Documents gratuites pour Android et iOS permettent de rester productif même en déplacement.

ONLYOFFICE Docs dans la version gratuite communautaire et la version pour les entreprises. L’essai gratuit de 30 jours vous permettra de tester ONLYOFFICE Docs et l’envisager comme une option possible.