Pourquoi digitaliser vos factures ?

La transformation digitale occupe une place de plus en plus importante, surtout dans le monde professionnel. A ce propos, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour l’utilisation d’un générateur de facture tel qu’Adobe Express. Il s’agit d’un service permettant d’automatiser le traitement et l’archivage des factures. Ce processus de dématérialisation s’applique aussi bien aux factures clients qu’aux factures fournisseurs.

Il existe trois niveaux de dématérialisation des factures.  Elle peut être de niveau « basique » : cela se traduit par un simple envoi par courrier électronique d’une facture en version PDF. La dématérialisation peut également être de niveau « intermédiaire » lorsqu’elle permet de lire automatiquement des factures reçues par mail ou courrier, afin de les intégrer au système de comptabilité. Enfin, la digitalisation des factures est de niveau « supérieur » quand elle est effective sur l’ensemble de la chaîne, du fournisseur au payeur.

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Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi il serait bénéfique pour votre entreprise de digitaliser ses factures

Amélioration de la rentabilité de votre entreprise

L’utilisation de générateur de facture présente un avantage économique important pour votre entreprise. En effet, cela réduit considérablement le coût du traitement. La non-utilisation d’encre, de papier et d’enveloppe optimise les coûts et améliore ainsi la rentabilité de l’entreprise. De plus, grâce aux factures digitales, votre société réduira considérablement son empreinte écologique.

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En outre, les factures électroniques fluidifient la communication entre les clients et les fournisseurs.  De cette manière, les délais de paiement de vos clients seront réduits ainsi que les pénalités liées aux retards de paiement auprès de vos fournisseurs.

Gain de temps considérable

L’établissement de factures électroniques est plus fluide et plus rapide par rapport à l’établissement des factures manuelles. Le nombre de factures électroniques éditées en une journée est largement supérieur à ce que vous pourrez éditer manuellement. Ainsi la digitalisation de vos factures permet un traitement facilité et automatisé.

De plus, l’envoi des factures est instantané. Les factures sont alors rapidement payées, ce qui réduira le temps consacré aux recouvrements des créances.

Optimisation de la productivité de vos salariés

Vos collaborateurs peuvent se détacher des tâches chronophages. Celles-ci seront automatisées. Ainsi ils peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.  La digitalisation des factures contribue donc à l’amélioration du quotidien de vos salariés et à leur épanouissement au travail.

Garantie de la fiabilité des informations

La dématérialisation des factures garantit l’authenticité, la bonne lisibilité et l’intégrité du contenu de la facture. C’est une technologie moderne et fiable.

Les factures manuelles présentent souvent des erreurs de saisie ou de calcul. Digitaliser votre facture vous permet de réduire considérablement ces risques d’erreurs tout au long du processus, de la création de factures jusqu’à l’envoi. Par ailleurs, le paramétrage assure que les mentions obligatoires apparaissent systématiquement sur vos factures.

Renforcement de la traçabilité de vos opérations

Les informations que contiennent les factures sont intégrées automatiquement à travers le générateur de facture. Grâce à cet outil innovant, la recherche d’informations peut désormais se faire en quelques clics. Digitaliser les factures permet donc d’optimiser votre système d’archivage des documents. Ce processus vous procure l’assurance de retrouver facilement les pièces indispensables à la réalisation de votre travail.

Accroissement de l’efficacité de votre entreprise

La digitalisation des factures est également un moyen efficace pour faire le suivi de l’état de la trésorerie de votre entreprise. Elle permet notamment de suivre en temps réel le traitement des factures fournisseurs pour avoir une meilleure visibilité des échéances de paiements et une meilleure planification de la trésorerie. D’où, la digitalisation de vos factures vous permet d’optimiser la gestion de votre trésorerie et le pilotage de votre budget.

La digitalisation des factures aide également les comptables à anticiper leur travail notamment les rapports d’activité et les déclarations fiscales.